ф каком направлении) должен
быть осуществлен переход.
Находясь в теле сноски и на-
жав здесь же на кнопку “
Пока-
зать сноски”,
вы мгно-
венно переместитесь к
соотнесенной сноске в
документе и наоборот.
Лента “Рассылки”
З
та лента предна-
значена для ис-
пользования информа-
ции из одного документа
в другом. Как написано в
справке к программе, вы
можете осуществить слияние
документов, т.е. вы берете доку-
мент, например, образец письма
и таблицу с фамилиями и адре-
сами людей, которым
нужно разослать это
письмо, а затем, автома-
тически объединяя обра-
зец с таблицей,генериру-
ете набор писем. Все ко-
пии исходного письма на-
следуют общий текст, но
содержат разную инфор-
мацию в области адреса
и фамилии получателя,
которая заполняется на
основе таблицы данных.
Для выполнения слия-
ния, прежде всего, нужно
разработать главный до-
кумент, играющий роль
образца. Этот документ
может иметь любое содержание.
Основная идея заключается в
том, что некоторые части текста
заменяются полями, ко-
торые заполняются в
результате слияния
главного документа с
таблицей данных.
Чтобы вы лучше осоз-
нали пользу от этой
ленты, опишу пошагово
работу с ней. Итак, вы
создали новый доку-
мент, например при-
глашение на выпускной
вечер. Введите основ-
ной текст, но не указывайте ад-
рес и фамилию получателя. За-
тем сохраните документ.
Перейдите на ленту “
Рассыл-
ки” .
Щелкните по кнопке “
На-
чать слияние”
(рис. 10). В рас-
крывшемся списке выберите ко-
манду “
Пошаговый мастер
слияния” .
В области задач от-
кроется окно “
Слияние” .
В груп-
пе “
Выбор типа документа”
ус-
тановите переключатель “
Пись-
ма”
(рис. 11) и
перейдите к
следующему
шагу мастера,
щелкнув на ко-
манде
“Далее:
Открытие д о -
кумента” .
На этом этапе
необходимо вы-
брать в качестве
главного
документа
один
из
предлагаемых
вариантов:
ис-
пользовать уже открытый доку-
мент, создать новый документ на
основе
шаблона
или открыть сущес-
твующий документ.
Чтобы
выбрать
в
качестве главного
документа слияния
только что создан-
ный текст, устано-
вите
переключа-
тель и
Текущий д о -
кумент” .
При не-
обходимости отре-
дактируйте содер-
жание главного до-
кумента. Перейди-
те
к следующему
этапу, щелкнув на
команде
“Далее:
Выбор получателей” .
Теперь нужно создать источник
данных для слияния (имен, от-
честв и фамилий получателей). В
группе “
Выбор получателей”
окна “
Слияние”
в области задач
установите переключатель
“Соз-
дание списка” .
Щелкните на команде
“Соз-
дать”
в разделе
“Ввести спи-
сок” .
Откроется диалоговое окно
(рис. 12), в котором вы сможете
ввести все нужные записи. Ис-
точник данных для слияния пред-
ставляет собой базу данных, со-
стоящую из записей, на основе
каждой из которых с помощью
главного документа будет сгене-
рирован конкретный экземпляр
письма. Все записи имеют оди-
наковые поля данных.
Некоторые наиболее распрост-
раненные поля заранее внесены
в список окна создания источни-
ка данных. Вы можете удалить из
базы данных ненужные поля и до-
бавить свои собственные.
Другие переключатели в группе
“Выбор получателей”
позволя-
ют выбрать в качестве источника
данных имеющуюся базу данных,
ранее созданную в Word или в
приложении типа Access, либо
адресную книгу.
Кстати, наличие в источнике
данных лишних полей никак не
влияет на результат слияния, но
замедляет работу программы.
Перейдите к следующему этапу
создания рассылки, щелкнув на
команде
“Далее: Создание пи-
сьма”
в области задач.
Далее просто устанавливайте
курсор в нужном вам месте доку-
мента и щелкайте на команде
“Другие элементы”
(рис. 13),
тем самым откроете диалоговое
окно
“Вставка поля слияния”
(рис. 14).
Выбирайте нужный
Вам пункт и щелкните на кнопке
“Вставить” .
Поле сли-
яния появится в пер-
вой строке главного
документа. Закрывай-
те окно
“Вставка поля
слияния” ,
снова вы-
бирайте нужное место
в документе и повто-
ряйте действия опи-
санные выше.
При
слиянии Word
позволяет не только
перебрать все записи
источника данных, но и отобрать
некоторые из них. Для этого
можно воспользоваться полями
Word или запросом. Щелчок на
кнопке “
Правила”
в группе
“Со-
ставление документа и встав-
ка полей”
ленты
“Рассылки”
ш
Начать
слияние -
[
Рис. 10]
J
дЗ
3
(1
ш
Пцсьма
Сообщения элег.тронной почты
К о н ве рте -
Ц аглейги.
..
Каталог
Обычный документ W ord
Пош аговый мастер сл иян ия -
предыдущая страница 41 Компьютер 2012 11-12 читать онлайн следующая страница 43 Компьютер 2012 11-12 читать онлайн Домой Выключить/включить текст