позволяет добавлять в документ
следующие поля, выполняющие
отбор записей источника данных
на основе определенных правил:
A S K m FILUN
генери-
руют паузу в процессе
печати слияния и дают
возможность вводить
дополнительный текст в
каждый экземпляр до-
кумента;
IF.
..THEN.
.. ELSE
по-
зволяет ввести условие и
действие, которое вы-
полняется в случае ис-
тинности или ложности
условия;
MERGEREC
и
MER-
GESEQ
добавляют в до-
кумент
соответственно
номер записи источника
данных и порядковый но-
мер экземпляра слияния.
Если в слиянии участвуют
не все записи источника
данных, эти номера будут отли-
чаться друг от друга;
NEXT
и
NEXTIF
дают возмож-
ность напечатать в одном экзем-
пляре документа информацию из
нескольких последова-
тельных записей источ-
ника данных;
SET
позволяет связать
некоторый текст доку-
мента с закладкой, ко-
торую можно вставлять
в документ любое число
раз. Если изменится ис-
ходный текст, обозна-
ченный закладкой, то он
моментально обновится
во всех точках вставки
этой закладки;
SKIPIF
дает возможность ввести
условие, в случае истинности ко-
торого текущая запись будет про-
пущена и не попадет в слияние.
Итак, отредактировав вид доку-
мента, перейдите к следующему
этапу создания рассылки, щелк-
нув на команде
"Далее: Про-
смотр писем”
в области задач.
Щелкните на команде “
Изме-
нить список”
в области задач,
чтобы создать запрос, с помо-
щью которого записи будут рас-
сортированы по алфавиту имен
получателей приглашений. Да-
лее можно добавить правило
отбора или фильтр.
Назначение одинаковых пра-
вил сортировки для писем и на-
клеек на конверты позволяет
при отправке
Рис. 13
Создание письма
Напишите письмо, если это не
было сделано ранее.
Чтобы добавить сведения о
получателях в письмо,
выделите место в документе, а
затем щелкните одну из
следующих ссылок.
Блок адреса.
..
Л Строка приветствия.
..
I
3# Другие элементы.
..
ъшт тшшттткт/!
щелкните "Далее“. После этого
вы сможете просмотреть и
отредактировать каждое
отдельное письмо.
Этап 4 из 6 __ _________,____
♦ Далее. Просмотр писем
4» Назад. Выбор получателей
Вставить:
О Поля адреса
Паля:
.’И в а н а
; Фамилия
Организация
А д р есі
Адрес 2
ІГород
'Область
і Индекс
[Страна
; Домашний телефон
, Рабочий телефон
; Адрес электронной почты
писем не тра-
тить время на
поиск нужного
конверта. Кон-
верты с наклей-
ками будут ле-
жать на вашем
столе в том же
порядке,что и
письма.
Щелчком на
кнопке
ОК
за-
кройте диалого-
вое окно “
Полу-
чатели слия-
ния”
и сохрани-
те новую версию
главного доку-
мента. Теперь у
вас есть главный
документ и связанный с ним ис-
точник данных, который отфиль-
трован и рассортирован с помо-
щью запроса.
Продолжая работать с докумен-
том, щелк-
ните на
кнопке “
Ав-
топоиск
ошибок”
в
группе
“Просмотр
результа-
тов”
ленты
Рассыл-
ки” .
Откро-
ется диало-
говое окно с
группой из
трех переключателей. Первый по-
зволяет получить сообщения обо
всех обнару-
.
женных ошиб-
ках без выпол-
нения слияния.
Установив
второй, вы вы-
ф Поля 6ajw данных
[
Рис. 14
Подбор полей .
..
]
Вставить- ^
Г
Отмена
Щ*
і
Просмотреть
результаты
<
1
Т и ]
Автопомск ошибок
Просмотр результатов
полните слия
ние, получая сообщения обо всех
ошибках в последовательно по-
являющихся диалоговых ок-
нах. Третий переключатель
инициирует генерацию слия-
ния и в отдельном документе
сохраняет отчет об ошибках.
При правильном выполнении Да
всех операций в ходе слияния
не обнаружится никаких ошибок.
Щелкните на кнопке
“Про-
смотр результатов” .
Вы увиди-
те, что поля главного документа
заменятся данными одной из за-
писей источника данных. С по-
мощью кнопок
“Следующая за-
пись”
и
“Предыдущая запись”
(рис. 15) налейте
“Рассылки”
или соответствующих кнопок в
области задач просмотрите все
экземпляры документа, соответ-
ствующие конкретным записям
источника данных.
Щелкните на команде
“Далее:
Завершение слияния” ,
чтобы
перейти к последнему окну мас-
тера. Вы можете выбрать один
из режимов слияния, воспользо-
вавшись командами, доступ к
которым обеспечивает щелчок
на кнопке “
Найти и объеди-
нить”
ленты
“Рассылки” ,
или
соответствующими кнопками в
области задач:
1)
“Изменить отдельные до -
кументы” -
создание документа
Word, в котором последователь-
но на отдельных страницах раз-
мещаются все экземпляры, пост-
роенные на основе слияния;
2)
“ Печать документов” -
отправка результата слияния
на принтер;
3)
“ Отправить электронные
сообщения”
- отправка каждого
экземпляра результата слияния
нужному адресату по электрон-
ной почте.
После выбора режима слияния
в появившемся диалоговом окне
вы можете указать, какие имен-
но записи нужно объединить.
Щелкните на кнопке
ОК.
Резуль-
тат слияния будет отправлен в
новый документ,
на принтер или
по электронной
почте. В первом
случае вновь соз-
данный документ
появится на экра-
не и его можно будет сохранить
в отдельном файле.
Александр Романов
Компьютер имеет одно не-
оспоримое преимущество пе
ред мозгом: им пользуются.
предыдущая страница 42 Компьютер 2012 11-12 читать онлайн следующая страница 44 Компьютер 2012 11-12 читать онлайн Домой Выключить/включить текст